id:
OGRlNzQ3ODctZjllYS00MDhlLTg3YTItMWU3NzU0ZjA5YWI3IDQy

reference: 8de74787-f9ea-408e-87a2-1e7754f09ab7

documentId: WERKNL20358083

connectionPointId: 42

Functietitel: Secretaresse

Functieomschrijving:
Rowica is op zoek naar een secretaresse voor 32-36 uur.

De opdracht; ondersteunen huidige team en implementeren nieuwe werkwijze:
In de functie van secretaresse kom je te werken voor het team van bestuursassistenten van de afdeling Bestuursondersteuning van onze relatie de gemeente Utrecht. Het team ondersteunt en adviseert het collega van B&W. Om het team meer te ontlasten en beter toe te rusten op de toekomst is besloten om de structuur te wijzigen. Om te voorkomen dat dit een te zware wissel trekt op het hard werkende team zoeken wij jouw hulp. Als secretaresse zorg je dat het team operationeel wordt versterkt. Tegelijkertijd sta je de leiding en de collega’s vanuit ervaring bij, bij de implementatie van de nieuwe werkwijze.

Het team bestaat uit circa 15 medio en senior secretaresses variërend van enthousiaste. Er is dus al de nodige kennis aanwezig, maar nieuwe inzichten en ervaringen zijn van harte welkom. Er is dus veel ruimte voor eigen inbreng, gevraagd en ongevraagd. De secretaresses werkten tot recent als zelfsturend team en waren als aanspreekpunten verdeeld over de zeven wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris.

Jouw taken:
•    Overzicht houden op de workload in een dynamische omgeving en daarin de juiste prioriteiten stellen.
•    Grip houden op de complexe agenda en op eigen initiatief mailberichten afhandelen of bespreken met de bestuurder en/of het team.
•    Op de hoogte zijn van zaken die spelen binnen de portefeuille van de toegewezen bestuurders en helder en snel met de bestuurders en met het team communiceren over de voortgang.
•    De agenda’s programmeren en zorgen dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is.
•    Een actieve bijdrage leveren aan het teamoverleg met de bestuurs(communicatie)adviseurs vanuit de agendatechnische (on)mogelijkheden.
•    Alle inspanning plegen om bovengemiddeld bij te dragen aan de gewenste omslag in cultuur, structuur en dienstverlening.


numberOfPosts: 1

jobCategoriesCodes_0: http://data.europa.eu/esco/isco/C4120

abstractJV_contact_0: CV with attached letter,Telephone

positionTypeCode: temporary

contractTypeCodes_0: fulltime

Werkgever Naam: Rowica Services BV

source: NL